Tools, die dein Business JETZT digitalisieren

Dina

Aus gegebenem Anlass möchte ich im folgenden Artikel ein paar Tools teilen mit denen ich als Coach und Berater einige Bereiche meiner Arbeit digitalisiere. Außerdem ein paar Gedanken zur Digitalisierung in Beratung, Lehre & Coaching, die dich zusätzlich überzeugen können, digitale Tools in deinem Business einzusetzen.

 

Workshop digitalisieren?

Am Wochenende sollte ich eigentlich einen Workshop an einer Hochschule halten. Und eigentlich als Blockveranstaltung an zwei Tagen mit mehr als 30 Teilnehmern.

Kein Problem, das Konzept steht schon seit Wochen. Wie ich den Einstieg gestalten will, die Vorstellung und die zwei Tage moderieren werde, war mir relativ schnell klar.

Aber jetzt ist halt doch alles anders. Bis Ende April finden aufgrund der aktuellen Situation keine Präsenzveranstaltungen statt. Ein Grund zu verzweifeln und den Kopf in den Sand zu stecken oder eine Chance, die eigenen Konzepte, das eigene Business zu digitalisieren?

 

Chance der Digitalisierung

Für mich Letzteres. Ich plane schon lange deutlich mehr Teile meiner Arbeit zu digitalisieren. und welcher Zeitpunkt wär passender?

Die Liste wird also sehr wahrscheinlich die nächsten Wochen noch wachsen.

Solltest du noch nicht so denken, dann lass dich von mir überzeugen, dass dein Business, insbesondere, wenn du in der Lehre, im Bereich Coaching oder der Beratung arbeitest, sich mit Hilfe weniger Tools auf digital umstellen lässt. 

Ich traue mich sogar zu sagen: ganz einfach. Denn ich glaube die Umstellung der Technik ist nicht die Herausforderung, die Umstellung unseres Denkens, uns auf etwas Neues einzulassen, meist umso mehr. Deswegen wirst du hier und da, neben den reinen Tool-Empfehlungen, auch eine Empfehlung für dein Mindset von mir bekommen.

Hier schon einmal ein erster Gedanke für dich zum Thema digital arbeiten:

“Die Umstellung auf digital ist kein notwendiges Übel, dem wir momentan nicht entkommen können. Es ist eine Chance, Menschen auf anderen Wegen zu erreichen. Personen Zugang zu ermöglichen, denen es vorher nicht möglich war. Uns selbst weiterzuentwickeln.”

So und jetzt kommen wir auch zu den versprochenen Tools, die dein Business digitalisieren

 

1. Terminfindung

Ich glaube, das Thema kennt jeder, du möchtest mit 10, ach, es reichen schon 3 Personen, die berufstätig sind und vielleicht auch noch Kinder haben, eine Telko vereinbaren.

Bevor ich da 10 Mails hin- und her schreibe nutze ich die Abstimmung per Doodle. Einfach und kostenfrei ohne große Anmeldung verschiedene Terminvorschläge eintragen und den Link per Mail an die Teilnehmer versenden.

Eine große Rechtsberatung zum Tool kann und darf ich nicht geben. Wenn du aber den Link über dein E-Mail-Programm versendest und die Teilnehmer bei der Umfrage ggf. nur ihre Initialen oder einen ,Spitznamen’ eintragen, funktioniert das Ganze, meiner Erfahrung nach, ohne großen Austausch von Daten.

Aber natürlich wird ein größtenteils kostenfreies Tool wie Doodle, Interesse daran haben, zumindest Daten zum Nutzungsverhalten zu sammeln.

Bildet euch am besten Eure eigene Meinung und trefft eure Entscheidung. Hier findet ihr die Datenschutzrichtlinien von Doodle.

Hier findet ihr eine kritische Betrachtung des Tools aus Datenschutzsicht, ,Verhaltensregeln’ für die Nutzung von Doodle und Alternativen zu diesem Dienst.

 

2. Videokonferenzen

Das ist auf jeden Fall ein Thema, was mich nicht nur aus funktioneller, sondern auch aus finanzieller und Datenschutzsicht gerade schwer beschäftigt.

Ich selbst arbeite sehr gerne mit Zoom, nutze aber ab und zu auch Skype, weil die kostenfreie Variante dort weniger relevante Einschränkungen hat.

Kostenfreie Variante

Zoom und Skype haben eine kostenfreie Variante. Bei Zoom ist eine der Einschränkungen, die mich erheblich stört, dass damit mit mehreren Personen nur eine Meeting-Dauer von 40-45 Minuten möglich ist. Angeblich mit Klick verlängerbar, aber meiner Erfahrung nach nur in den ersten Meetings.

Skype hingegen ist störungsanfälliger bei einer schlechten Internetverbindung, hat keine Webinarfunktion (dazu komme ich später nochmal) und hat meines Wissens nach keine Aufzeichnungsfunktion. Man kann hier natürlich ein weiteres Tool zur Bildschirmaufzeichnung nutzen (Mac: Screenflow, PC: Camtasia ), aber eine automatische Aufzeichnung bei jeder Konferenz lässt sich nicht einstellen. Du musst also immer daran denken, den Aufnahmeknopf zu drücken.

Bezahlvariante

Bzgl. Pricing gibt es von Skype eine Bezahlversion, Skype Business, die meines Wissens nach viele Unternehmen nutzen und zu Microsoft gehört. Nennt sich mittlerweile Teams.

Die Bezahlvariante von Zoom, die ich präferieren würden, wenn ich mich für eine Bezahlvariante entscheide, einfach aufgrund der Stabilität von Zoom, liegt bei 13,99€/ Monat und sollte für Einzelunternehmer/ Freiberufler völlig ausreichend sein.

Rechtliches

Zum Rechtlichen kann ich euch nur meine persönliche Einschätzung geben.

Ich weiß, dass viele Unternehmen mit Skype, allerdings mit der Skype Business-Variante arbeiten, was auf einen vernünftigen Umgang mit Daten schließen lässt.

In meinem Bereich, Coaching & Beratung, arbeiten sehr viele mit Zoom.

Allerdings hat meine Recherche keine verlässlichen Infos ergeben, die ich hier mit euch teilen kann. Macht euch also am besten ein eigenes Bild oder fragt einen Anwalt, der sich auf den Bereich Datenschutz spezialisiert hat. Viele empfehlen hier Sandra Keese-Haufs von lawlikes.de. Die Seite ist auf jeden Fall einen Besuch wert, um sich für den Newsletter einzutragen. Viel wertvoller & kostenfreier Content.

Wichtig ist in jeden Fall wohl ein AV-Vertrag mit dem Anbieter und gegebenenfalls auch eine Erwähnung in eurer Datenschutzerklärung.

Von einer Kollegin habe ich noch zwei Empfehlungen bekommen, die das Institut für E-Beratung als Handlungsempfehlungen für Online-Video-Beratungen ausspricht: aygonet und beranet.

 

3. Webinare

Hier steht auf meiner Liste ganz oben Webinarjam. Aus dem Grund, dass ich umfangreiche Funktionen, wie beispielsweise Automatisierungen und Analysen sehr gerne nutze und auch kein Problem damit habe mich in die Bedienung ,hineinzufuchsen’. Macht mir sogar Spaß.

Zoom Webinare kann eine Alternative sein, wenn man lieber einen geringeren Funktionsumfang haben möchte und somit eine sehr einfach Bedienung.

Beide Systeme habe ich schon einmal probeweise genutzt, beide Systeme halten das was sie versprechen.

In beiden Fällen sind die Firmen amerikanisch, haben also wahrscheinlich auch ihre Server in den USA stehen. Nicht ideal nach DSGVO, aber möglich (Check: AV-Vertrag, Privacy Shield-Abkommen, Erwähnung Datenschutzvereinbarung). Entscheiden müsst ihr also selbst, ob ihr die Tools nutzt. Ich kenne in meinem Bereich sehr viele Selbstständige, auch Anwälte, die Webinarjam nutzen.

 

4. Messenger

Mittlerweile tummeln sich 4 verschiedene Messenger auf meinem Handy. Dazu gehören:

  • What’s App, der Klassiker von Facebook
  • Telegramm, die sichere Variante bezogen auf Datenaustausch
  • Signal, angeblich die sicherste Variante aktuell auf dem Markt (lt. Aussage meines Onkels 😉 )
  • Threema, wohl auch sehr sicher, jedoch kostenpflichtig
  • und der Messenger direkt von Facebook, einfach weil’s nicht anders geht, wenn man Facebook vom Handy aus nutzt (oh gott, es sind sogar 5).

Hier noch ausführliche Infos zur Datensicherheit (Artikel von 2017).

Meine persönliche Nutzung, ganz ehrlich, vordergründig What’s App. Warum: Gewohnheit & die meisten Personen sind dort anzutreffen.

Meine Empfehlung ist trotzdem, insbesondere, wenn du es für dein Business nutzen willst, einen anderen Dienst zu wählen, der objektiv verantwortungsbewusster mit Daten umgeht bzw. diese nicht zu seinem eigenen Vorteil sammelt.

Hier gibt es Infos zur What’s App-Nutzung im Business und datenschutzkonforme Alternativen.

Ich bin ein riesengroßer Fan von Messenger-Newslettern, beispielsweise von Nachrichtenseiten wie Handelsblatt oder t3n. What’s App erlaubt diese Nutzung nicht mehr. Noch ein Punkt der für die Nutzung eines anderen Messengers spricht.

Auf Telegram empfange ich jetzt bspw. einen Newsletter der Süddeutschen Zeitung-Plan W.

Ich finde eine sehr attraktive Variante des Content-Marketings. Für gutes Content-Marketing ist auch das nächste Tool sehr sinnvoll.

 

5. Newsletter

Ich persönlich, also von Kundenseite, liebe ja gut gemachte Newsletter. Und zum Glück gibt es davon immer mehr. Die meisten haben mittlerweile verstanden, dass Content Marketing nur mit einem wirklichen Mehrwert der Inhalte funktioniert.

Deswegen wähle ich die Newsletter, die ich selbst abonniere, entsprechend der Themen sorgfältig aus und profitiere vom umfangreichen Content für mein Business.

Ich selbst nutze Activecampaign, um meine Newsletter und meine Freebies zu gestalten, zu versenden und zu automatisieren.

Auch hier habe ich mich wieder sehr gerne in die Nutzung ,hereingefuchst’ und nur an einer kleinen Stelle hat’s gehakt: die Einbindung mit Bloom in WordPress. Wenn ihr Interesse an einem Tutorial habt, schreibt mir eine Nachricht oder in die Kommentare, bis dahin verweise ich aber sehr gerne an: Claudia Barfuss-Webdesignerin, die mir hier den entscheidenden Hinweis gegeben hat.

Hier kannst du dich direkt zu meinem Newsletter anmelden, ein Gratis E-Mail-Coaching erhalten und sehen, wie ich das Tools verwende:

 

6. Video & Tonaufnahmen (Podcast)

Was das angeht, muss ich einfach sagen, bin ich mit meinem Macbook mit super Tools aus dem Hause Apple gesegnet, auf die ich kostenlos zugreifen kann und die sehr bedienerfreundlich sind.

Mit Garageband produziere ich meine Podcast-Aufnahmen. Mit iMovie lassen sich tolle Videos, auch einfach aus Fotos, erstellen und natürlich auch mit entsprechender Musik hinterlegen.

Alternativen für den PC, die ich allerdings selbst noch nicht genutzt habe, aber aus verlässlicher Quelle, Team Sandra Holze, habe:

  • Video: Filmora, Camtasia
  • Podcast: Audacity (auch für Mac)

Und übrigens, beides macht richtig Spaß und wenn ihr sowieso gerne quatscht, was ja die meisten im Bereich Lehre, Beratung und Coaching gerne tun, sind Video und Podcast die richtigen Formate für euch.

 

7. Bibliothek

Ich gehöre ja zu den Personen, die das Bedürfnis haben sich a) ständig weiterzubilden und b) alles was sie behaupten, auch gerne wissenschaftlich wollen oder zumindest irgendwo einen schriftlichen Beleg dafür finden möchten.

Meine private Bibliothek ist auch schon recht umfangreich mit Fachliteratur ausgestattet (ich kaufe sehr gerne gebrauchte Bücher bei amazon), aber reicht bei spezifischen Themen nicht immer aus. Erstrecht, wenn man gerne mehrere Quellen nutzen möchte. Oder, wenn man, wie ich, gerne nicht so viel rumstehen hat. Im diesen Fällen kann ich nur eine Empfehlung für eine Onlinebibliothek aussprechen.

Ich nutze mit meinem Standard-Stadtbibliotheksausweis beispielsweise Onleihe, als App auf dem Handy, für Hörbücher (aktuell: Gerald Hüther mit Würde) und Desktop- und Handyversion für den Download von Büchern.

Außerdem, insbesondere um Zugang zu Fachliteratur zu haben, kann ich empfehlen bei Universitäts- und Hochschulbibliotheken in der Nähe nach einem ,Gastzugang’ zu fragen. Auch hier gibt es viel Literatur online.

 

8.Buchhaltung

Nicht nur aus rechtlichen Gründen (GoDB) zur Buchhaltung, auch aus Gründen der Automatisierung und Übersichtlichkeit nutze ich das Tools lexoffice für meine Buchhaltung.

Das ist im ersten Jahr der Selbstständigkeit sogar kostenlos (schreibt eine Nachricht an den Kundenservice) und ihr könnt eurem Steuerberater einen Zugang geben, das Programm mit eurem (Business) Bankkonto (geht nicht mit allen Konten, alternativ: CSV-Upload) verbinden und dem Finanzamt eure EÜR, UmSt-Voranmeldung etc. schicken.

Bei mir macht das der Steuerberater. Ich finde aber sehr praktisch, dass ich mit dem Handy meine Belege scannen kann und direkt per App ins Programm laden kann. So hab’ ich den Überblick über meine Ein- und Ausgangsbelege und mein Steuerberater kann sich hier auch alle Infos, die er braucht, herunterladen.

So, das war erstmal meine Liste an Tools, die ich aktuell nutze oder plane zu nutzen. Und die auch du sofort nutzen kannst, um dein Business zu digitalisieren. 

Was noch bei der Umstellung auf digital zu beachten ist

Auch wenn ich euch keine Beratung zu rechtlichen Themen geben darf, kann ich euch diese 3 Seiten ans Herz legen, um sich bzgl. Datenschutz/ DSGVO/ Nutzung der Tools zu informieren:

Hier gibt es auch entsprechende Generatoren für Impressum und Datenschutzerklärung.

 

Jetzt noch, wie versprochen, ein kurzer Einwurf zum ,Digitalen Mindset’:

Welche Glaubenssätze hindern dich aktuell noch daran auf digital umzustellen?

Technik

Wie ihr ja schon rausgehört habt, habe ich eine riesengroße Begeisterung entwickelt, mich in die Nutzung der Tools reinzuarbeiten. Diese möchte ich gerne auf euch überspringen lassen.

Habt keine Angst oder überwindet eure Angst und passt eure Glaubenssätze an, dass ihr mit der Technik nicht klar kommt.

Es gibt so viele Tutorials als Videos auf Youtube oder Blog-Artikel, beispielsweise bei Sandraholze.de.

Die meisten Tools sind extrem benutzerfreundlich und wenn ihr erstmal eins verstanden habt, fällt es euch immer leichter euch ein weiteres zu erarbeiten. Also einfach Step by Step.

Und wenn ihr euch doch lieber von jemandem persönlich durch die Tools führen und dazu beraten lassen möchtet, dann sucht nach entsprechenden Personen im Internet. Beispielsweise Webdesigner, wie Claudia Barfuss.

Mehrwert

Ich weiß, dass viele im Bereich Lehre, Beratung und Coaching voll auf den persönlich Kontakt setzen und keinen Mehrwert darin sehen, Teile zu digitalisieren.

Ich möchte mit Euch gerne meine Gedanken dazu teilen, die ich ja schon in der Einleitung angedeutet habe:

  • Digitalisierung ermöglicht mehr Menschen einen Zugang zu meinen Leistungen.
  • Mit Digitalisierung kann ich mein Business so ausbauen, dass mehr Menschen von meinem Angebot profitieren können.
  • Durch die Hilfe der Digitalisierung kann ich mein Angebot erweitern und meinen Kunden mehr Leistung ermöglichen.
  • Dank der Digitalisierung kann ich mehr/ die richtigen Personen darauf aufmerksam machen, dass ich eine Lösung für ihr Problem habe.
  • Ich habe selbst schon so viel von den Folgen der Digitalisierung profitiert, dass ich gerne etwas zurückgeben möchte (Free Content, Online-Kurse, Austausch mit Gleichgesinnten,….)
  • Ich kann mein Business durch Digitalisierung und Automatisierung so aufstellen, dass ich mehr Zeit für meine Kernaufgaben/ meine Kunden/ meine Leidenschaft habe.
  • Die Digitalisierung hilft mir dabei, mich auch finanziell besser abzusichern.
  • Durch die Digitalisierung kann ich mich und mein Business breiter aufstellen, um so auch in Krisenzeiten freier und unabhängiger agieren zu können.
  • Die Digitalisierung kann mein Business professionalisieren, von Anfang an, und kann mir helfen mit dem richtigen Marketing mein Business nachhaltig und planbar aufzubauen.

Digitale Tools werden euch auf lange Sicht nicht mehr Arbeit machen, sondern euch Arbeit abnehmen und dabei unterstützen euer Business auszubauen.

Wenn ihr Lust habt euer komplettes Business-Konzept und Mindeset zu überarbeiten, zu professionalisieren, da wo es passt, zu digitalisieren und krisensicher zu gestalten, dann schaut euch gerne bei meinen Kursen um. 

In meinen Free Tools findet ihr Selbstcoaching-Tools, die euch dabei helfen in die Umsetzung zu kommen und ein digitales Business-Konzept nach euren Werten & Wünschen  zu entwickeln.

Ich freue mich auf eure Kommentare zu Erfahrungen mit den Tools, Alternativen oder zur Digitalisierung eures Businesses.

Achtung: Dieser Blogbeitrag ist keine Rechtsberatung! Im Rahmen meiner Arbeit als Business Coach und Marketing-Beraterin habe ich mich zwar intensiv mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und der DSGVO beschäftigt, ich bin jedoch weder Jurist noch Datenschutz-Experte. Dementsprechend kann ich für die Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der von mir bereitgestellten Inhalte keine Haftung übernehmen.

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